Kommune handlede i strid med journaliseringspligten
Ankestyrelsen har i en udtalelse af 23. april 2021 vurderet, at Stevns Kommune har handlet i strid med offentlighedslovens § 15, stk. 1, ved ikke at journalisere tre tilbud fra en leverandør særskilt og ved ikke at journalisere en mailkorrespondance om bl.a. kommunens begrundelse for og tildeling af opgaven med driften af Klintebussen til den vindende leverandør.
Det fremgår af sagen, at Stevns Kommune den 10. juni 2020 besluttede, at kommunen skulle etablere turistbussen ”Klintebussen”, der skulle fragte turister langs Stevns Klint i sommeren 2020. Kommunen henvendte sig derfor til tre mulige leverandører, der blev bedt om at give tilbud på opgaven. To af de tre mulige leverandører afgav herefter tilbud på opgaven.
Den ene tilbudsgiver præsenterede desuden en alternativ løsning i forhold til opgavebeskrivelsen, som kommunen vurderede ville give en bedre service i forhold til handicapbetjening og bedre mulighed for at medbringe barnevogne og cykler. På den baggrund bad kommunen den anden tilbudsgiver om at komme med et nyt tilbud med udgangspunkt i det alternative forslag, så kommunen havde sammenlignelige tilbud at forholde sig til. Dette afstedkom to opdaterede tilbud fra leverandøren, den 16. juni 2020. Den 18. juni 2020 besluttede kommunen at tildele opgaven med driften af Klintebussen til den første leverandør.
Et kommunalbestyrelsesmedlem anmodede om sagsindsigt i beslutningen og indbragte sagen for Ankestyrelsen, da medlemmet ikke mente at have fået alle dokumenter udleveret.
Stevns Kommune journaliserede alle den tabende leverandørs tre tilbud i ét samlet dokument, fordi leverandøren skrev videre i det oprindelige dokument, da de to opdaterede tilbud blev afgivet. Kommunen havde endvidere ikke journaliseret en mailkorrespondance mellem kommunen og den tabende leverandør vedrørende tildelingen til den vindende leverandør – indeholdende begrundelsen for kommunens valg.
På den baggrund var det Ankestyrelsens vurdering, at Stevns Kommune har handlet i strid med offentlighedslovens § 15, stk. 1, ved ikke at journalisere de tre tilbud fra den tabende leverandør hver for sig og ved ikke at journalisere mailkorrespondancen om bl.a. tildeling af opgaven med driften af Klintebussen og kommunens begrundelse herfor.
Ved denne vurdering har Ankestyrelsen lagt vægt på, at mailkorrespondancen og tilbuddene hver for sig udgør dokumenter, der er modtaget i eller afsendt af kommunen som led i administrativ sagsbehandling i forbindelse med dens virksomhed, og at dokumenterne har betydning for sagen og sagsbehandlingen. Endvidere lagde styrelsen vægt på, at der var mails i mailkorrespondancen, der udgør processkridt i sagen, som er af betydning for sagsbehandlingen.
Ankestyrelsens udtalelse af 23. april 2021 kan læses her.