En kommune kan ikke lovligt afslå eller udsætte imødekommelsen af en anmodning om sagsindsigt med den begrundelse, at alle byrådsmedlemmer skal modtage information om sagen samtidig. Det fastslår Økonomi- og Indenrigsministeriet i en ny udtalelse.

Udtalelsen, der vedrører en konkret sag fra Randers Kommune, berører også en række andre principielle spørgsmål om retten til sagsindsigt efter kommunestyrelseslovens § 9.

Efter kommunestyrelseslovens § 9 har ethvert medlem af kommunalbestyrelsen som led i varetagelsen af sit hverv ret til at gennemse sagsmateriale, der i endelig form foreligger i kommunens administration. Begæringen om sagsindsigt skal rettes til borgmesteren. Borgmesteren kan begrænse retten til sagsindsigt, når det er nødvendigt af hensyn til sagernes ekspedition, eller når en adgang til sagsindsigt i øvrigt vil være forbundet med uforholdsmæssigt store vanskeligheder.

I den konkrete sag havde et byrådsmedlem på et møde med kommunens børn- og skolechef bedt om sagsindsigt i materialet på en sag vedrørende kommunens skolestruktur. Byrådsmedlemmet var desuden formand for Børn- og Skoleudvalget, som sagen hørte under. Materialet omfattede bl.a. et bilag H i form af en ekstern rapport udarbejdet af et arkitektfirma med forslag til skoleudviklingsplan og en ny skolestruktur. Hertil kom en del internt materiale bl.a. i form af PowerPoints til den følgende dags møder.

Kommunen begrundede afslaget på sagsindsigt med hensynet til sagens ekspedition særligt med henblik på at sikre en lige behandling af byrådsmedlemmerne. Kommunen henviste også til, at der alene blev givet afslag på sagsindsigt for den pågældende dag.

Ministeriet afviste, at samtidighensynet faldt ind under de hensyn til sagens ekspedition, som kunne begrunde en begrænsning af sagsindsigten efter lovens § 9.

Derimod bekræftede ministeriet, at retten til sagsindsigt kun omfatter sagsmateriale, der foreligger i endelig form. Det var imidlertid også tilfældet med rapporten i bilag H, da eksternt materiale pr. definition foreligger i endelig form fra det tidspunkt, hvor det modtages hos kommunen.

For så vidt angik det interne materiale, udtalte ministeriet, at dette i hvert fald foreligger i endelige form – og dermed er omfattet af sagsindsigt – når det foreligger i den form, hvori det efter forvaltningens opfattelse skal forelægges for udvalget eller kommunalbestyrelsen, dvs. når det er endeligt godkendt i forvaltningen med henblik på forelæggelse. At det konkret skulle være tilfældet med de omhandlede interne PowerPoints mv., havde ministeriet dog ikke tilstrækkeligt grundlag for at fastslå.

Endelig bekræftede ministeriet, at udvalgsformænd ikke har en videre adgang til sagsindsigt end kommunalbestyrelsens øvrige medlemmer. I modsætning til borgmesteren har udvalgsformanden således ikke nogen kompetence med hensyn til forvaltningens ledelse. Udvalgsformanden har således ikke i denne egenskab ret til indsigt i sagsmateriale i forvaltningen, som ikke foreligger i endelig form.

Økonomi- og Indenrigsministeriets udtalelse af 22. december 2016 kan læses her.